Import kontaktů do Outlooku: Snadný návod krok za krokem

Příprava je základ

Před samotným importem kontaktů do Outlooku je nezbytná důkladná příprava. Tím se vyhnete komplikacím a zajistíte, že proces proběhne hladce a bez ztráty dat. Začněte kontrolou formátu souboru s kontakty. Outlook podporuje několik formátů, jako jsou soubory .csv, .pst nebo .vcf. Ujistěte se, že váš soubor odpovídá jednomu z podporovaných formátů, jinak jej bude nutné před importem převést. Dále je vhodné provést kontrolu dat v souboru s kontakty. Zkontrolujte, zda jsou informace úplné a správné, včetně jmen, emailových adres a telefonních čísel. Oprava chyb před importem ušetří čas a námahu v budoucnu.

Export kontaktů

Export kontaktů z vašeho stávajícího programu nebo služby je prvním krokem před importem do Outlooku. Export kontaktů obvykle zahrnuje uložení vašich kontaktů do souboru, jako je soubor .csv (hodnoty oddělené čárkami). Tento soubor můžete následně použít k importu kontaktů do Outlooku. Proces exportu se liší v závislosti na programu nebo službě, kterou používáte. Obvykle najdete možnost exportu v nastavení kontaktů nebo v nabídce souborů. Po exportu kontaktů si soubor uložte na místo, kde ho snadno najdete, například na plochu vašeho počítače. Nyní jste připraveni importovat kontakty do Outlooku.

Formát souboru: CSV

CSV (Comma Separated Values) je jednoduchý textový formát souboru, který se běžně používá pro výměnu dat, včetně kontaktních informací. V souboru CSV jsou jednotlivé hodnoty odděleny čárkou, odtud název.

Pokud chcete importovat kontakty do Outlooku ze souboru CSV, je důležité, aby byl soubor správně strukturovaný. Každý řádek v souboru CSV by měl reprezentovat jeden kontakt a každý sloupec by měl obsahovat specifický typ informace, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa nebo telefonní číslo.

Outlook umožňuje importovat kontakty z CSV souborů pomocí vestavěného nástroje pro import a export. Během procesu importu si můžete vybrat, které sloupce ze souboru CSV se mají namapovat na odpovídající pole kontaktů v Outlooku. To vám dává flexibilitu při importu kontaktů z různých zdrojů, i když se názvy sloupců v CSV souboru liší od názvů polí v Outlooku.

Spuštění Outlooku

Před importem kontaktů se ujistěte, že máte Outlook spuštěný. Spuštění Outlooku je jednoduché - stačí kliknout na ikonu Outlooku na ploše nebo v nabídce Start. Pokud Outlook používáte poprvé, zobrazí se vám průvodce nastavením. Po nastavení účtu se zobrazí hlavní okno Outlooku. Nyní můžete začít s importem kontaktů. Existuje několik způsobů, jak importovat kontakty do Outlooku. Nejběžnějším způsobem je import kontaktů z CSV souboru. CSV soubor je textový soubor, který obsahuje informace o kontaktech, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa a telefonní číslo. Import kontaktů z CSV souboru je snadný. V Outlooku klikněte na "Soubor" a poté na "Otevřít a exportovat". Poté klikněte na "Importovat/exportovat" a vyberte možnost "Importovat z jiného programu nebo souboru". V dalším kroku vyberte "Hodnoty oddělené čárkami" a klikněte na "Další". Poté vyberte soubor CSV, který chcete importovat, a klikněte na "Dokončit". Kontakty z CSV souboru se importují do Outlooku.

Import/Export

Import a export kontaktů v aplikaci Outlook je klíčová funkce, která vám umožňuje snadno spravovat a přenášet vaše kontakty. Ať už přecházíte na nový počítač nebo potřebujete sdílet kontakty s kolegy, Outlook nabízí intuitivní možnosti importu a exportu.

Metoda	Podporované formáty	Náročnost
Import z CSV souboru	CSV, TXT	Snadná
Import z vCard souboru (.vcf)	VCF	Velmi snadná
Synchronizace s účtem Gmail	Kontakty Google	Střední (vyžaduje nastavení synchronizace)

Importovat kontakty do Outlooku můžete z různých zdrojů, jako jsou soubory CSV, vCard (.vcf) nebo z jiných e-mailových klientů, jako je Gmail. Proces importu je obvykle jednoduchý: v Outlooku vyberte možnost "Importovat/Exportovat" v nabídce "Soubor", zvolte typ souboru, který chcete importovat, a postupujte podle pokynů na obrazovce.

Export kontaktů z Outlooku je stejně snadný. Můžete si vybrat, zda chcete exportovat všechny kontakty nebo pouze vybrané, a uložit je do běžných formátů souborů, jako jsou CSV nebo vCard. Tyto soubory pak můžete importovat do jiných aplikací nebo služeb nebo je použít jako zálohu vašich kontaktů. Správa kontaktů v aplikaci Outlook je díky funkcím importu a exportu hračkou.

Výběr souboru CSV

Po úspěšném spuštění průvodce importem a exportu se zobrazí okno s výběrem akce. Zde zvolte možnost "Importovat z jiného programu nebo souboru" a klikněte na "Další". Následně se zobrazí okno s výběrem formátu importovaných dat. Vyberte možnost "Hodnoty oddělené čárkami (Windows)" - to je formát CSV - a pokračujte kliknutím na "Další". Nyní se dostáváme k nejdůležitějšímu kroku - výběru souboru CSV, který obsahuje vaše kontakty. Klikněte na tlačítko "Procházet" a vyhledejte soubor ve vašem počítači. Ujistěte se, že vybíráte správný soubor, abyste nepřepsali stávající data. Po výběru souboru se zobrazí náhled jeho obsahu. Zkontrolujte, zda jsou sloupce správně rozpoznány a zda se data zobrazují správně. Pokud je vše v pořádku, pokračujte kliknutím na "Další". V opačném případě se vraťte zpět a zkontrolujte formátování vašeho CSV souboru. Správné nastavení formátu je klíčové pro úspěšný import kontaktů.

Přiřazení sloupců

Při importu kontaktů do Outlooku z externího souboru, například souboru CSV, je nezbytné správně přiřadit sloupce. To znamená, že Outlooku musíte říct, která informace v importovaném souboru odpovídá jménu kontaktu, příjmení, emailové adrese, telefonnímu číslu atd. Pokud toto neuděláte správně, Outlook nemusí importovat kontakty správně, nebo je naimportuje s nesprávnými údaji.

Naštěstí Outlook nabízí nástroj pro přiřazení sloupců, který vám umožní snadno propojit sloupce v importovaném souboru se správnými poli v Outlooku. Během importu se zobrazí okno s náhledem importovaných dat a seznamem dostupných polí v Outlooku. Stačí jednoduše přetáhnout název sloupce z importovaného souboru na odpovídající pole v Outlooku. Například sloupec s názvem "Email" přetáhnete na pole "E-mailová adresa" v Outlooku.

Importování kontaktů do Outlooku je jako stěhování přátel do nového bytu - s trochou organizace a správnými nástroji to zvládnete raz dva.

Zdeněk Novotný

Dokončení importu

Po úspěšném namapování polí a zkontrolování případných chyb se dostáváme k finální fázi – dokončení importu kontaktů do Outlooku. V tomto kroku Outlook zpracuje importovaná data a uloží je do vašeho adresáře.

Klikněte na tlačítko „Dokončit“ a import se spustí. Doba importu se liší v závislosti na velikosti souboru a výkonu vašeho počítače. Po dokončení importu se zobrazí zpráva s informacemi o počtu importovaných kontaktů.

Nyní byste měli mít všechny své kontakty dostupné v aplikaci Outlook. Můžete je zobrazit, upravovat a používat k odesílání e-mailů a plánování schůzek.

Kontrola kontaktů

Po úspěšném importu kontaktů do Outlooku je důležité provést kontrolu, zda proběhl bez problémů. Zkontrolujte složku kontaktů v Outlooku a ujistěte se, že se importované kontakty zobrazily správně. Projděte si několik kontaktů a ověřte, zda jsou informace jako jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mailová adresa správně zařazeny do příslušných polí. Pokud narazíte na chyby, například chybějící informace nebo nesprávně zařazené údaje, můžete je ručně opravit přímo v Outlooku. V případě, že jste importovali kontakty ze souboru, zkontrolujte také samotný soubor a ujistěte se, že neobsahuje chyby. Pokud ano, opravte je a import kontaktů opakujte.